Event Management

Bij ons kunt u terecht voor al uw event management. Weet u al precies wat u wilt dan zetten wij uw ideeën direct om naar de praktijk. Maar waarschijnlijk hebt u een globaal idee, wij denken dan met u mee en adviseren u in de keuzes die u kunt maken. Als u wilt dragen wij zelfs zorg over de gehele conceptontwikkeling. Wij ontwikkelen voor u de beste concepten en brengen deze met de hoogste kwaliteit ten uitvoer. Hieronder een kort overzicht van wat wij voor u kunnen doen.

  • Organiseren van uw evenement
  • Conceptontwikkeling
  • Coördinatie van uw evenement
  • Opstellen draaiboek
  • Promotie/Marketing
  • Ontwikkelen van een aanmeld-/registratiemogelijkheid voor uw gasten
  • Maken van foto's en video van uw evenement

 

"De kracht van een evenement is dat de bezoeker uw merk of onderneming echt kan beleven met al zijn/haar zintuigen, door deze belevenis blijft uw boodschap veel beter en langer hangen bij uw doelgroep."

 

Wat is event management

Event management is het toepassen van project management op de ontwikkeling en uitvoering van evenementen, zoals festivals, conferenties, ceremonies, formele feesten, concerten, of conventies. Het betreft het bestuderen van het merk, het identificeren van de doelgroep, het bedenken van het concept van het evenement, de planning van de logistiek en de coördinatie van de technische aspecten voordat daarna daadwerkelijk het evenement gelanceerd wordt.

Het proces van de planning en de coördinatie van het evenement wordt meestal aangeduid als event planning en omvat de budgettering, planning, selectie van locaties, het verkrijgen van de nodige vergunningen, het coördineren van het transport en de parkeerplaatsen, het regelen van sprekers of entertainers, het regelen van decor, veiligheid in en rondom het evenement, catering en noodplannen.

De evenementen branche omvat evenementen van alle formaten, van de Olympische Spelen tot zakelijke ontbijten. Veel ondernemingen, liefdadigheidsinstellingen en belangengroepen houden evenementen om zichzelf in de markt te zetten, zakelijke relaties op te bouwen, fondsen te werven of het vieren van prestaties. (Bron: Wikipedia)

 

Stappenplan voor een geslaagd evenement

 

Stap 1. Doelstelling

Een evenement is geen doel op zichzelf maar een middel dat wordt ingezet om een of meerdere doelstellingen te halen. De doelstelling is dus het belangrijkste uitganspunt voor de invulling van uw evenement. Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn; uw boodschap of presentatie onvergetelijk maken, netwerkmogelijkheden bieden, enthousiasmeren/informeren over uw product, imago versterken of werven van nieuwe klanten. Uw evenement begint dus bij het vaststellen van de doelstelling(en).

Stap 2. Doelgroep

Uw evenement organiseert u voor een groep mensen, bijvoorbeeld; uw klanten, uw zakenrelaties, de pers of uw personeel. Zij zijn de doelgroep en iedere doelgroep heeft een andere manier van aanpak nodig. Het is belangrijk om vanuit de doelgroep te denken, wat leeft er bij hen, wat spreekt hen aan en hoe kan uw boodschap het beste bij hen overgebracht worden. Het is goed mogelijk om niet één doelgroep maar meerdere doelgroepen tegelijkertijd te hebben, of een brede doelgroep onder te verdelen in meerdere specifiekere doelgroepen.

Stap 3. Budget

De kosten van een evenement kunnen al vlug oplopen, daarom is het belangrijk dat u van te voren het budget vaststelt. Vanuit het budget kunnen er dan keuzes gemaakt worden voor de verdere invulling van uw evenement. Houd met het bepalen van het budget rekening met de vaste kosten (zoals de locatie, entertainment en inhuur van personeel) en de variabele kosten (zoals de catering, goodiebags en garderobe). De variabele kosten zijn afhankelijk van het aantal gasten dat komt, afhankelijk van uw situatie kan het aantal gasten dat werkelijk komt opdagen onzeker zijn. Houd ook met het bepalen van het budget rekening met 10% onvoorziene kosten.

Stap 4. Datum en Tijd

De datum en het tijdstip kunnen sterk van invloed zijn op het succes van uw evenement. Welke dag en welk tijdstip voor u het beste is, is afhankelijk van uw situatie. Maandagen zijn bijvoorbeeld in zijn algemeenheid geen goede keuze voor zakelijke evenementen. Behalve wanneer uw doelgroep in de detailhandel werkt, dan is maandag juist een geschikte dag. Maar houd u rekening met meer dan alleen de werkdagen, ook bijvoorbeeld sportevenementen zoals de Champions Leage of Tour de France kunnen voor mensen reden zijn om niet naar uw evenement te komen, probeer deze dagen dus te mijden. Wanneer u een geschikte dag heeft gevonden, Google deze dag dan om te zien of er dan misschien gebeurtenissen zijn die van invloed kunnen zijn.

Stap 5. Locatie

Bij de keuze van de locatie zijn de belangrijkste criteria de ligging, bereikbaarheid, capaciteit, faciliteiten, parkeergelegenheid en de prijs. Kent u een locatie nog niet dan loont het zeker de moeite om ter plaatse de locatie met eigen ogen te bezichtigen alvorens u definitief voor een locatie kiest.

Stap 6. Programma

Het programma van uw evenement hangt natuurlijk sterk samen met uw doelstelling(en) en uw doelgroep. Let met het samenstellen van het programma er op dat er genoeg tijd is voor de verschillende onderdelen, maar ook dat onderdelen niet te lang duren. Zeker met presentaties wordt het erg lastig om de aandacht goed vast te blijven houden wanneer de tijd verstrijkt. Is uw boodschap toch meer omvattend dan u tijd heeft, dan kunt u altijd nog aanvullende of resterende informatie achteraf meegeven in bijvoorbeeld een goodiebag.

Stap 7. Catering

Op vrijwel ieder evenement hoort ook een hapje en een drankje, u wilt natuurlijk goed voor uw gasten zorgen. Ook met de catering kunt u het zo gek maken als u zelf wilt. Houd u bij de keuze van de catering rekening met; op welke momenten in het programma is een hapje en/of drank je op zijn plaats, welke behoefte zou de doelgroep hebben qua catering en wat is uw budget voor de catering. Vaak kunt u gebruik maken van de cateringservice van de locatie, maar u kunt ook gebruik maken van externe catering.

Stap 8. Aankleding en uitstraling

De kracht van een evenement is dat de bezoeker uw merk of onderneming echt kan beleven met al zijn/haar zintuigen, door deze belevenis blijft uw boodschap veel beter en langer hangen bij uw doelgroep. De aankleding en uitstraling zijn hierbij van essentieel belang, denk hierbij aan het gebruik van uw huistijlkleuren, persoonlijk ontvangst aan de deur, hostessen die mensen begeleiden naar hun plaats en zelfs ook geuren die kunnen worden ingezet om een unieke belevenis te creëren. Bij de keuze in de aankleding zijn de doelstelling, de doelgroep, uw boodschap en budget leidend. Maar vaak zit het verschil in de juiste uitstraling en sfeer hem juist in de kleine dingen, zoals bloemen op tafel, prettige verlichting maar ook de juiste muziekkeuze.

Stap 9. Uitnodiging

Een effectieve uitnodiging is meer dan alleen een e-mail of brief, een effectieve uitnodiging moet uw doelgroep ervan overtuigen om naar uw evenement te komen. Uw doelgroep moet vooral de meerwaarde van hun komst naar uw evenement inzien, maar ook het entertainment kan overtuigen om naar uw evenement te komen. Daarbij is het ook erg belangrijk dat het aanmeldproces soepel verloopt, dit kan bijvoorbeeld eenvoudig via uw website. Zorg er ook voor dat uw gasten een bevestiging van het aanmelden en voortijdig nog een herinnering van uw evenement via de mail ontvangen.

10. Draaiboek

Het draaiboek is van essentieel belang om uw evenement soepel te laten verlopen. In het draaiboek wordt precies uitgeschreven wat er op welk moment moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is. Op deze manier weet iedere betrokkenen wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Ook is aan de hand van het draaiboek te zien of echt alle taken ingevuld en afgedekt zijn. Verstandig is het om één hoofdverantwoordelijke aan te wijzen, bij wijzigingen of bijzonderheden is er dan één iemand die snel beslissingen kan nemen.

11. Nazorg en evaluatie

Veel mensen vergeten goede nazorg terwijl dit juist heel veel effect kan hebben op een nog positievere ervaring van uw gasten. Juist door een bedankje mee te geven verhoogt u de waardering van uw evenement bij uw gasten. Ook het na afloop beschikbaar maken aan uw gasten van bijvoorbeeld foto's en video van uw evenement zorgt ervoor dat zij weer herinnert worden aan u. Vergeet u daarbij ook niet om het evenement te evalueren, wat ging er fout, wat ging er goed en wat kan er een volgende keer anders. De mening van uw gasten zelf is in de evaluatie ook erg belangrijk, u doet er daarom goed aan om hen een evaluatieformulier toe te zenden.

 

Share this item

Onze Expertise 

Grafische Vormgeving

Web design, posters of reclame. Het is slechts een kleine greep uit wat wij voor u kunnen doen. Wij zorgen voor al uw grafisch werk. Lees meer

Web Development

Een kleine of grote website. Wij zorgen dat uw website niets te wensen over laat en perfect aansluit bij uw communicatiedoelstellingen. Lees meer

Communicatie

Corporate, interne en marketing communicatie. Wij zorgen voor ondersteuning, strategie en uitvoering. Lees meer

Corporate Identity

Een huisstijl representeert uw identiteit. Wij zorgen voor de perfecte huisstijl die aansluit bij uw communicatiedoelstellingen. Leer meer

Social Media

Facebook, Twitter of Google+. Wij zorgen dat u het beste haalt uit de juiste social media. Lees meer

Fotografie

Bedrijfsfoto’s, productfoto’s of foto’s van uw werknemers. Wij zorgen voor uw representatie. Lees meer

(Re)branding

U begint voor het eerst of u bent toe aan vernieuwing. Wij zorgen dat uw merk helemaal in 'top shape' komt, zowel op strategisch vlak als in de uitvoering. Lees meer

Event Management

Een klein of groot evenement. Wij ontwerpen het perfecte evenement aan de hand van uw communicatiedoelstellingen. Lees meer

Video

Een bedrijfsvideo, commercial of veiligheidsinstructie. Het zijn slechts enkele voorbeelden van wat wij voor u kunnen produceren. Lees meer

SEO

Natuurlijk wilt u online goed te vinden zijn. Daarom zorgen wij ervoor dat uw website optimaal staat ingesteld voor zoekmachines. Lees meer

Web Shop

Wat u ook verkoopt, wij zorgen ervoor dat uw klanten makkelijk, snel en veilig online bij u kunnen shoppen.
Lees meer >

Contact

Brandshapers
Pluvierenlaan 8
3721 RC, Bilthoven
Tel: 06 20 55 99 44
Email: info@brandshapers.nl

 

Recente Projecten


Strict Standards: Only variables should be assigned by reference in /home/public/sites/www.brandshapers.nl/templates/jm_futura/html/mod_k2_content/RecentProject/default.php on line 12